Tässä selosteessa kerromme, miten Oulun Muuttopalvelu käsittelee muuttopalvelun asiakkaiden ja yhteydenottajien henkilötietoja: kotisivujen yhteydenottolomakkeella, puhelimessa ja sähköpostissa, muuttokartoitusportaalissa sekä tarjousten ja muuttojen hoitamisessa. Nettikaupan tilauksista on oma tietosuojaselosteensa.

1. Rekisterinpitäjä

KHP-Palvelu Oy (aputoiminimi Oulun Muuttopalvelu)
Y-tunnus 3416366-8
Liuskekuja 3, 90620 Oulu

Oulun Muuttopalvelun liiketoiminta siirtyy lähiviikkoina Muutto Service Oy:lle (Y-tunnus 3559538-2, Liuskekuja 3, 90620 Oulu). Siirron jälkeen rekisterinpitäjä on Muutto Service Oy, ja asiakastiedot siirtyvät sille liiketoiminnan mukana. Päivitämme selosteen siirtopäivänä.

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Patrik Heikkinen, info@oulunmuuttopalvelu.fi, puh. 0400 415 588

2. Mitä tietoja käsittelemme

• Yhteystiedot: nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Yritysasiakkailta myös yrityksen nimi ja laskutustiedot.
• Muuton tiedot: lähtö- ja kohdeosoite sekä mahdollinen välipysähdys, rakennuksen tiedot (esimerkiksi kerros, hissi ja kantomatka), muuttoajankohta, huoneet ja niihin liittyvät lisätiedot sekä valitut lisäpalvelut.
• Kuvat: kartoitusta varten lähettämäsi kuvat huoneista ja tavaroista.
• Tarjous-, sopimus- ja laskutustiedot.
• Asiointitiedot: yhteydenotot, viestit ja mahdolliset reklamaatiot.
• Tekniset tiedot: kartoituksen kieli, kuvien automaattisen tarkistuksen tulos sekä palvelujen tekniset lokit. Kotisivuilla lisäksi evästeillä kerättävät tiedot (kohta 9).

Pyydämme, ettei kuviin otettaisi ihmisiä, henkilöpapereita tai muuta, mikä ei liity muuttoon.

3. Mistä tiedot saadaan

Saamme tiedot sinulta itseltäsi: yhteydenottolomakkeelta, puhelimessa, sähköpostilla ja kartoitusportaalista. Jos muuton tilaa joku muu, esimerkiksi työnantaja tai omainen, saamme tiedot häneltä. Osoitteet tarkistetaan Googlen osoitepalvelusta.

4. Miksi käsittelemme tietoja ja millä perusteella

Yhteystiedot ja muuton tiedot tarvitaan tarjouksen tekemiseen. Ilman niitä emme voi tehdä tarjousta. Jos et halua lähettää kuvia, ota yhteyttä, niin sovitaan muusta tavasta.

5. Tekoäly ja automaattinen käsittely

• Kartoitusportaalissa kuvat tarkistetaan automaattisesti ennen kuin ne liitetään kartoitukseen, jotta palveluun ei päädy sopimatonta sisältöä. Hylättyä kuvaa ei liitetä kartoitukseen eikä välitetä eteenpäin.
• Kuvista tunnistetaan tekoälyn avulla huonekaluja muuton laajuuden arvioimiseksi. Työntekijämme tarkistaa tunnistetut tavarat ennen tarjouksen tekemistä.

Tekoäly ei tee sinua koskevia päätöksiä. Tarjouksen ja sopimuksen tekee aina ihminen.

6. Kenelle tietoja luovutetaan

Emme myy tietojasi. Käytämme seuraavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaan:

• Base44 (Wix.com-konserni): kartoitusportaalin ja toiminnanohjausjärjestelmän palvelimet, tietokanta ja kuvien tallennus. Base44 käyttää alihankkijoinaan muun muassa palvelin-, tallennus- ja sähköpostipalveluja.
• Tekoälypalvelut Base44:n kautta: OpenAI (kuvien tarkistus) ja Anthropic (huonekalujen tunnistus).
• Google: osoitehaku ja kartat (Google Maps Platform), sähköposti (Google Workspace), lomakkeiden roskapostisuoja (reCAPTCHA) sekä mainonnan mittaus (Google Ads, vain suostumuksella).
• Kotisivujen palvelintarjoaja (Suomi): kotisivut ja yhteydenottolomakkeen viestit.
• Usercentrics A/S (Cookiebot): evästesuostumusten hallinta.
• Kirjanpito- ja laskutuspalvelut.

Lisäksi luovutamme tietoja viranomaisille, kun laki sitä edellyttää, sekä liiketoiminnan siirron yhteydessä uudelle omistajalle (kohta 1).

7. Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Base44:n palvelut ja niiden alihankkijat (mm. OpenAI ja Anthropic) sijaitsevat pääosin Yhdysvalloissa, ja osa Googlen palveluista käsittelee tietoja Yhdysvalloissa. Siirrot perustuvat EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework) tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin. Base44:n emoyhtiö Wix.com sijaitsee Israelissa, jonka tietosuojan tason Euroopan komissio on todennut riittäväksi.

8. Kuinka kauan tietoja säilytetään

Säilytysajan jälkeen tiedot poistetaan tai muutetaan sellaisiksi, ettei niistä voi tunnistaa henkilöä.

9. Evästeet

Kotisivuilla käytetään evästeitä sivuston toimintaan, kävijämäärien mittaamiseen ja mainonnan mittaamiseen. Muita kuin välttämättömiä evästeitä käytetään vain suostumuksellasi. Voit muuttaa valintojasi milloin tahansa sivun alareunan Evästeasetukset-linkistä. Käytetyt evästeet on lueteltu alla.

Kartoitusportaali tallentaa selaimeesi vain portaalin toimintaan tarvittavia tietoja, kuten kielivalinnan ja kartoituksen etenemisen.

10. Tietojen suojaus

Tietoihin pääsevät vain ne työntekijämme ja palveluntarjoajat, joiden tehtävät sitä edellyttävät. Tiedot siirretään salattua yhteyttä pitkin. Kartoitus avautuu henkilökohtaisella linkillä, joten älä jaa linkkiä muille.

11. Oikeutesi

Sinulla on oikeus:

• saada tietää, mitä tietoja sinusta käsittelemme, ja saada niistä kopio
• pyytää virheellisten tietojen korjaamista
• pyytää tietojesi poistamista, kun niitä ei enää tarvita tai laki ei velvoita säilyttämään niitä
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
• saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa (siirto-oikeus)
• perua suostumuksesi milloin tahansa, mikä ei vaikuta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen.

Lähetä pyyntö osoitteeseen info@oulunmuuttopalvelu.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Voimme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi.

Jos katsot, että käsittelemme tietojasi lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

12. Muutokset

Päivitämme selostetta, kun käsittely muuttuu. Päivityspäivä näkyy selosteen alussa.